Paragraaf E Bedrijfsvoering

Waar gaat de paragraaf over?

De bedrijfsvoering omvat zaken als personeel en organisatie, informatie(voorziening), financiën, communicatie, juridische zaken en dienstverlening. Waalre streeft naar een efficiënte, doelmatige en kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering.
Volgens de vastgestelde verordeningen legt het college verantwoording af over de bedrijfsvoering aan de raad. Op basis van wettelijke voorschriften geeft de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens. Het is van belang voor de rol van de raad en voor het uitoefenen van de controlerende taak, dat er betrouwbare en transparante informatie beschikbaar is.

Organisatie (algemeen)

Wat willen we bereiken?

We zijn een zelfstandige gemeente met een daadkrachtige ambtelijke organisatie die direct in contact staat met de samenleving

Onze missie is het organiseren van excellente dienstverlening en lokale democratie. We willen onze inwoners betrekken bij het lokale bestuur.
We ontwikkelen ons verder naar een zelfbewuste lokale en regionale partner. We zijn een betrouwbare samenwerkingspartner in de regio. We zetten in op kwalitatieve en actieve participatie in regio overleggen.
Om goede ambtelijke ondersteuning voor het college en de raad in te richten, investeren we in onze eigen organisatie. Zo kan de raad zijn kaderstellende en controlerende rol beter uitvoeren. En kan het college zijn uitvoeringsrol op kwalitatieve wijze invullen. Het is een grote uitdaging om voortdurend soepel te schakelen tussen de verschillende rollen die we als overheid hebben (rechtmatige, presterende, netwerkend, responsieve en participerende overheid).

De systeemwereld wordt ingericht om de organisatie maximaal te kunnen ondersteunen en te faciliteren bij het optimaal bedienen van de leefwereld. We hebben er door onze werkwijze vertrouwen in dat we de goede dingen goed doen en waarbij de doelmatigheid en rechtmatigheid geborgd zijn. Vanuit een helder gezamenlijk perspectief en eigenaarschap worden programmering en prioritering bepaald. In nauwe afstemming wordt bekeken wat haalbaar is qua planning en capaciteit. We hebben onze visie De Kracht van Waalre, een raadsprogramma, een Uitvoeringsprogramma en onze eigen (in ontwikkeling zijnde) P&C cyclus. De vertaling naar dagelijkse prioriteiten dient nader uitgewerkt te worden. Onze werkwijze wordt tenslotte ondersteund door hybride werken, zaakgericht werken en projectmatig werken.

Wat gaan we daarvoor doen?

Personeel

Wat willen we bereiken?

De gemeente Waalre wil een goede werkgever zijn die investeert op duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling

De organisatie heeft oog voor de wensen en behoeften van de medewerkers en biedt arbeidsvoorwaarden die passen bij de veranderende maatschappij en arbeidsmarkt. Er is continue aandacht voor de ontwikkeling van de deskundige en bekwame medewerkers, zodat zij in staat zijn om uitvoering te geven aan de opgaven die voortkomen uit “De kracht van Waalre”.

Wat gaan we daarvoor doen?

Financiën & Control

Wat willen we bereiken?

Een financieel sluitende meerjarenbegroting is minder dwingend en met realiteitszin toegepast vanaf 2025

Informatieverstrekking aan college en raad is steeds adequaat. We blijven financieel doen wat mogelijk is om gezond te blijven en schuiven geen tekorten naar de toekomst. We zijn en blijven in control en we verschaffen inzicht in (toekomstige) verplichtingen en risico’s.
Keuzes en slimme besparingen maken we in samenspraak met onze inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. Het verhogen van de lokale lasten zetten we terughoudend in. Voor een gezond financieel beleid bouwen we voldoende weerstandvermogen op zodat we eventuele calamiteiten financieel op kunnen vangen.

Wat gaan we daarvoor doen?

Communicatie

Wat willen we bereiken?

Verbinding en ontmoeting

Inwoners weten wat er speelt en wie hierbij betrokken zijn. Een communicatieve organisatie en een communicatief bestuur zorgen voor verbinding en een voortdurende dialoog met wederzijds respect en begrip voor elkaars standpunten.

Wat gaan we daarvoor doen?

ICT en informatievoorziening

Wat willen we bereiken?

Een betrouwbare, flexibele en toekomstbestendige ICT infrastructuur en informatievoorziening

We werken continue aan onze professionele beheerorganisatie en optimalisering van sturingsprocessen voor betere regie op samenwerking met ICT-partners. Dit faciliteert onder meer het van buiten naar binnen werken en burgerparticipatie.

Wat gaan we daarvoor doen?

Informatiebeveiliging

Wat willen we bereiken?

Een veilige digitale en analoge dienstverlening staat centraal. Hiervoor volgen we een informatiebeveiligingsbeleid dat voldoet aan het wettelijk normenkader, de landelijke BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)

We zijn ons bewust van de risico’s die spelen op het gebied van informatiebeveiliging. Deze risico’s moeten zoveel mogelijk worden verkleind. De organisatie investeert in digitale veiligheid door onze systemen up-to-date te houden. We trainen op digitale aanvallen. Cybersecurity en beveiligingschecks maken deel uit van ons dagelijks werk. We zorgen ervoor dat onze medewerkers getraind en voorbereid zijn.

Wat gaan we daarvoor doen?

Privacy

Wat willen we bereiken?

De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is ons belangrijkste toetsingskader op het gebied van privacy

Transparantie voor burgers en medewerkers over welke gegevens we voor welke doeleinden verwerken staat hierin centraal. Wij dienen daarbij de rechten van burgers en medewerkers te borgen. Hierbij is het van groot belang dat de organisatie bewust omgaat met de veelheid aan privacygevoelige informatie van burgers en medewerkers.

Wat gaan we daarvoor doen?

Wij houden ons aan de voor ons relevante bepalingen uit de Wet politiegegevens (Wpg)

Als gemeente hebben wij boa’s in dienst. Op verwerkingen van persoonsgegevens die deze boa's doen in het kader van hun opsporingstaak is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Ook met deze gegevens dient zorgvuldig te worden omgegaan. De collega’s van team Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) dienen zich hiervan bewust te zijn. Daarnaast voeren wij de verplichte controles – zowel interne als externe audits – uit.

Wat gaan we daarvoor doen?

Juridische kwaliteitszorg

Wat willen we bereiken?

Het behouden en waar nodig verbeteren van de juridische kwaliteit en leesbaarheid van voorstellen en besluiten

Het is van belang dat de juridisch kwaliteit binnen de gemeente op orde is. Juridische zaken speelt hierbij een belangrijke signalerende en faciliterende rol.
Denk daarbij ook aan bijvoorbeeld een selectie van interne processen tegen het licht houden en waar nodig adviseren tot verbeteringen.
Ook het faciliteren van kennis binnen de gemeente hoort daarbij. Juridische zaken is sparringpartner voor de medewerkers. Het kan daarbij gaan om het meedenken over beleidsmatige keuzes, het zoeken naar oplossingen bij lastige zaken of nieuwe wetgeving of jurisprudentie

Wat gaan we daarvoor doen?

Dienstverlening

Wat willen we bereiken?

Publieke dienstverlening is aan de voorkant van de gemeentelijke organisatie

Het omvat het verstrekken van diverse producten en diensten aan inwoners, bedrijven en instellingen zoals reisdocumenten, rijbewijzen en vergunningen. Aan de voorkant van de gemeentelijke organisatie kunnen inwoners ook terecht met een melding over het openbaar gebied. Onze dienstverlening richt zich op het meedenken met de wensen van onze inwoners, voor zover dit kan. We communiceren daar open over, ook als zaken niet kunnen. Voor de inwoners die niet mee kunnen met de digitalisering is het van belang dat we elkaar persoonlijk blijven ontmoeten.

Wat gaan we daarvoor doen?

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf de jaarrekening 2023 is het college verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële rechtmatigheids- verantwoording en het verantwoordingsgesprek met de raad. Het college legt daarmee verantwoording af over de naleving van wet- en regelgeving die relevant is voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De raad bepaalt, binnen de wettelijke mogelijkheden, de normen voor de verantwoording.

Vanaf 2023 controleert de accountant de jaarrekening, inclusief de financiële rechtmatigheidsverantwoording, alleen nog op getrouwheid en niet meer op rechtmatigheid. De wetswijziging benadrukt de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de politieke aanspreekbaarheid van het college. De wetswijziging kan een positieve bijdrage leveren aan het debat over de verbetermaatregelen en de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering.

De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Een uitgebreide toelichting nemen we op in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Frauderisico analyse

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Waalre is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Er is een frauderisicoanalyse en deze maakt deel uit van de verbijzonderde interne controle (VIC). Hiermee is een belangrijke stap gezet in het opzetten en uitvoeren van de frauderisicoanalyse. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd.

Stakeholders van de gemeente moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls. Iedere medewerker van de gemeente Waalre legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt gemeente Waalre over een vastgestelde regeling en gedragscodes, onder andere op het gebied van nevenwerkzaamheden en financiële belangen, welke openbaar beschikbaar zijn. De gemeente Waalre beschikt daarnaast over een regeling melden vermoeden misstanden en in de organisatie is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.

Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamd hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.

Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen er toe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.