Paragraaf E Bedrijfsvoering

In de rechtmatigheidsverantwoording wordt getoetst op 3 criteria: Voorwaardencriterium, Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium, en Begrotingscriterium.

Op basis van de interne controle 2024 en 2025 is ten aanzien van het voorwaarden criterium geconstateerd dat ten aanzien van de documentatie van de inkopen en facturen er een risico aanwezig is. In de documentatie van de inkopen worden niet alle juiste stukken in het Zaaksysteem op de juiste manier opgeslagen. Hierdoor is het niet altijd inzichtelijk of de juiste stappen ten aanzien van het inkoopbeleid gevolgd zijn. Op basis van het verbetervoorstel 2024 zijn hier al stappen in gezet, maar nog niet alle concrete verbeter acties zijn al tot uitvoering gekomen. Daarom blijft dit een aandachtspunt voor 2026.

In het afgelopen jaar is ook het interne controle plan van het sociaal domein versterkt, waardoor we meer inzicht hebben in de proceskwaliteit en controleerbaarheid van de werkwijze in het sociaal domein. Uit de interne controle blijkt dat er verbeterruimte is in de verslaglegging en onderbouwing van dossiers (in het bijzonder maatwerkbesluiten). Hieraan wordt in 2026 extra aandacht gegeven op basis van een meer gestandaardiseerde werkwijze.

Op basis van de interne controles zijn geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd op het gebied van Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. De interne controles zijn uitgevoerd door een onafhankelijke interne medewerker die geen onderdeel is van de bedrijfsprocessen. En de controles zijn uitgevoerd op basis van de controleplannen die ook met de accountant zijn afgestemd. 

Overzicht begrotingsafwijkingen
In de financiële verordening 2025 heeft de gemeenteraad van Waalre vastgesteld dat alleen de overschrijdingen van de lasten en de onderschrijdingen van de baten binnen de rechtmatigheidsverantwoording vallen (art 12 lid 4). En er dient getoetst en gerapporteerd te worden op het niveau waarop de raad de begroting heeft vastgesteld. In de financiële verordening van de Gemeente Waalre is vastgelegd dat dit is op programma niveau (art. 5 lid 1). 

Voor het bepalen van de verantwoordingsgrens (2%) van de rechtmatigheidsverantwoording, wordt uitgegaan van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Wanneer het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden dat niet als acceptabel kan worden aangeduid deze grens overschrijdt, zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

In deze paragraaf wordt gerapporteerd op de programma’s die een overschrijding van de lasten of een onderschrijding van de baten hebben die groter is dan de in de financiële verordening vastgestelde rapportage grens (€100.000) (art 10 lid 3 financiële verordening). Daarbij heeft de raad vastgesteld (Raadsvoorstel rechtmatigheid (januari 2021)): Als de som van de afwijkingen boven de tolerantiegrens uitkomt, worden de grootste en/of meest relevante afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht, inclusief te nemen maatregelen om tot beheersing te komen.

Binnen de totale afwijking op programmaniveau wordt vervolgens vastgesteld of de geconstateerde afwijkingen acceptabel onrechtmatig zijn of onrechtmatig zijn. Acceptabele onrechtmatigheden zijn de onrechtmatigheden die in de financiële verordening gemeld zijn in artikel 12 lid 4. Dat wil zegen:

• Alle afwijkingen < €100.000 op programmaniveau, zoals bepaald in art 12 lid 2 en art 5 in relatie tot de verantwoordingsgrens in art 10 lid 3.
• Er is sprake van een over- of onderschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten of uitgaven de overschrijding compenseren.
• Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
• Er sprake is van rapportage in de Planning & Control documenten (begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken).

Wanneer een afwijking niet aan een van deze criteria voldoet, is de afwijking onrechtmatig. 

In de onderstaande tabel blijkt dat op programma 0 “Bestuur en ondersteuning” er een overschrijding is van de lasten die groter is dan €100.000. Deze overschrijding wordt in de volgende paragraaf verder toegelicht.

Ook op programma 8 “Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing” is er sprake van een overschrijding van de lasten groter dan de vastgestelde grens van €100.00. Ook deze wordt uitgewerkt in de volgende paragraaf.

Daarmee worden de overige verschillen op programma niveau niet toegelicht (kleiner dan €100.000, op basis van Art. 10 lid 3 financiële verordening). 

Programma 0 “Bestuur en ondersteuning”.

Deze overschrijding is terug te leiden naar de volgende oorzaak: Nadeel:  Pensioen Wethouders  € 953.000. De pensioenen voor de wethouders gaan over van de APPA-regeling naar het ABP per 1 januari 2028. De huidige voorziening moet op het moment van overdracht voldoen aan de regels van het ABP. Daarbij is de dekkingsgraad op januari 2026 123%. Daarom moeten we bijstorten in de voorziening tot dit niveau. De dekkingsgraad valt hoger uit dan verwacht, namelijk 123% ten opzichte van de dekkingsgraad van 1 oktober 2025 van het pensioenfonds ABP namelijk 115,2%, waardoor het verschil hoger uitvalt dan ten tijde van de 2e TURAP bekend was. Deze wordt toegelicht in de jaarstukken 2025 bij programma 0. Door de vermelding en toelichting in deze jaarstukken is deze overschrijding acceptabel (Financiële verordening artikel 12 lid 4d).

Programma  8 “Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing”
Op het programma 8 zijn de lasten hoger dan verwacht. Dit is te wijten aan de grondexploitatie van Waalre Noord Heistraat zuid fase 2 (1,7 miljoen).  Hiervoor geldt dat er direct gerelateerde baten tegenover staan dus acceptabel (Financiële verordening artikel 12 lid 4b). Gedurende het jaar vinden er op de grondexploitaties mutaties plaats, zowel aan de baten als aan de lasten kant. Aan het einde van het jaar wordt het saldo van de mutaties overgeboekt naar de onderhanden werkpositie van de balans. Vanwege deze systematiek is er in de jaarstukken een afwijking die niet gedurende het jaar wordt bijgesteld. De mutaties kunnen het gehele jaar door fluctueren waardoor het niet wenselijk is om gedurende het lopende jaar al een bijstelling te maken in de TURAP.

Algemene dekkingsmiddelen

Op het programma algemene dekkingsmiddelen zijn de werkelijke lasten hoger dan geraamd. Dit wordt veroorzaakt doordat de voorziening dubieuze debiteuren bij het opmaken van de jaarstukken is verhoogd met een bedrag van  € 52.000.  Daarnaast is de verliesvoorziening voor de grondexploitaties verhoogd met een bedrag van € 78.000. Tot slot is er een verschil van € 366.000 op de rentelasten op investeringen. De werkelijke boeking van de bijstelling rentelasten moet echter in samenhang bekeken worden met het voordeel op taakveld 0.5 inkomsten.  Per saldo een negatief resultaat van € 20.000 op rentelasten investeringen.

Op basis van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 zijn de rentelasten (programma 0) ook in de tweede TURAP meegenomen, zoals in het verbetervoorstel van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 opgenomen. 

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Waalre is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Er is een frauderisicoanalyse en deze maakt deel uit van de verbijzonderde interne controle (VIC). Hiermee is een belangrijke stap gezet in het opzetten en uitvoeren van de frauderisicoanalyse. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd.

Stakeholders van de gemeente moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls. Iedere medewerker van de gemeente Waalre legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt gemeente Waalre over een vastgestelde regeling en gedragscodes, onder andere op het gebied van nevenwerkzaamheden en financiële belangen, welke openbaar beschikbaar zijn. De gemeente Waalre beschikt daarnaast over een regeling melden vermoeden misstanden en in de organisatie is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. 

Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamd hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.

Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen er toe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.